近几年，人工智能技术迅猛发展、快速迭代，渗透到各行各业。《“十四五”全国档案事业发展规划》《电子档案管理办法》明确提出，要积极利用人工智能等信息技术。全国档案部门利用人工智能在数据分析、深度学习、多模态检索、知识图谱、大语言模型等方面的技术优势，积极创建涵盖档案收集、整理、保护、鉴定、利用、安全等环节的“人工智能+档案”场景，推动了人工智能技术在档案领域的应用。上海市档案馆紧跟上海国际数字之都建设发展方向，积极探索人工智能在档案业务各环节中的应用，持续推动档案工作数字化转型，取得明显实效。
人工智能应用场景与成效
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“跟着档案观上海”数字人文平台
2023年6月，市档案馆在互联网上线“跟着档案观上海”数字人文平台。该平台以市档案馆馆藏1855—2012年间12幅不同时期的地图为“基底”，整合来自社会各界的文书、照片、图纸等2000余件档案，以近代上海最早开启现代化进程的外滩、北外滩、杨浦滨江等区域的标志性建筑点位为描述对象，综合应用知识图谱、3D虚拟现实、多模态元数据提取等技术，将包括时间背景、地理空间信息、建筑物、事件、人物等档案信息要素聚合起来，在PC端、移动端以及市档案馆学生课堂大屏端打造基于互联网的多维度、开放式、互动性的全新数字化档案利用平台。
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AI影像档案修复系统
2022年，市档案馆开发了“AI影像档案修复系统”。该系统以基于人工智能的深度学习神经网络为核心，针对档案修复领域的不同应用场景，对算法进行适应性调优，解决了影像档案修复中面临的手工修复时间长、缺乏自动修复工具等技术难题，具备图像超分增强、损毁影像档案划痕修复、黑白照片和影片资料自动上色等功能，有效提升档案利用效果。
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档案保护技术知识图谱与知识问答系统
市档案馆探索将知识图谱技术应用于档案保护领域，并研究基于知识图谱的档案保护知识问答模型，满足档案保护工作的具体需求，创新开拓档案保护工作的新途径。该问答模型包含专项数据库、算法模型构建、知识图谱基座、知识图谱子平台以及智能知识问答和后台管理。通过基于知识图谱的档案保护认知体系构建研究，以高效准确、简明易懂的方式将档案保护环境、载体材料、病害状况、保护修复的技术方法等知识清晰直观地表现出来，通过关联技术提供科学的风险预警、保护措施、修复建议等内容，形成档案保护认知体系的架构，满足档案保护走向现代化的要求。同时，还在算法模型的基础上研发了专门针对档案保护的软件平台——档案保护技术知识图谱与知识问答系统，取得了良好的运行效果，具有较高的工程实践创新性。
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数字档案馆（室）建设
截至2024年年底，上海市、区两级17家综合档案馆全部完成数字档案馆创建工作，在全国率先实现全覆盖。2025年上半年，市档案局通过国家档案局高水平数字档案室验收。市档案馆积极探索人工智能技术在档案业务工作中的应用，在数字档案室建设中引入智能问答小助手、智慧查询、看图搜索、智慧编研、智能鉴定、智能提取等人工智能技术；在数字档案馆建设中探索实践AI辅助智能鉴定，通过深度网络模型、自然语言处理等技术对档案内容进行文本挖掘和分析，从规则库与敏感词库、涉密筛查等多个维度对档案进行推荐辅助审核，进一步提高了档案鉴定的工作效率。
人工智能在档案领域应用
面临的挑战与问题
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对人工智能技术的认识不够到位
部分档案工作人员担心人工智能新技术的可用性，怕使用麻烦、不好用；担心新技术的安全性，怕不安全、容易造成失泄密；担心新技术的替代性，怕自身工作岗位被替代；担心新技术的经济性，怕使用成本过高，功能实现不理想，性价比不高。
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档案基础工作不够扎实
目前，档案数字资源的数量和质量参差不齐，从传统载体档案数字化扫描到档案内容数据化，再到档案数据语料化，档案数字资源建设与人工智能所需的数据要求还有较大的差距。部分档案工作人员熟练运用人工智能技术的能力比较欠缺，处于相对弱势和被动地位。
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相关标准规范不够清晰
当前，档案领域尚未出台契合人工智能在档案行业应用的相关标准规范。特别是围绕系统框架、功能要求、应用场景、数据管理、评估审核等方面缺乏应用标准体系，档案数据采集、存储、训练使用等操作流程尚不齐全。
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人工智能技术不够成熟
目前，新一轮人工智能技术正处于快速迭代中，一些新技术仍处在摸索和起步阶段。现有人工智能技术在实际应用中还存在智能化程度不足、稳定性不佳、成本效益不高等问题。国内人工智能头部公司技术水平存在较大差异，DeepSeek、阿里千问等基础大模型在档案领域的应用表现仍需验证。
档案领域运用人工智能需把握的原则
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科学理性
对待人工智能新技术，既不高估，也不低估；既不神化，也不矮化；既不排斥，也不盲从。始终保持客观、严谨、技术中性的态度，开展人工智能技术在档案管理全流程中的有效性、可靠性实证研究，做到科技赋能，而不是简单替代；建立严格的技术评估标准，认清新技术是一把“双刃剑”，避免陷入“技术万能”的迷思。
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积极审慎
既要拥抱新技术，认识到其在提升档案工作效率、挖掘档案深层价值方面的巨大潜力，又要高度重视和保障档案数据的安全，具体做到“不出馆、不涉密、不对外、不替代”。运用人工智能的档案数据仅限于在档案馆范围内独立流通，与外界网络物理隔离；坚决不使用涉密、敏感档案数据开展应用实验；人工智能技术当前仅用于辅助优化档案业务工作，运用人工智能技术生成的辅助材料仅限内部试用，不对社会公众开放和利用，防止档案真实属性被篡改。
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循序渐进
探索采取“先易后难、先内后外、先基础后应用”的发展路径，运用人工智能技术优先解决需求迫切的简单问题，再逐步应对复杂挑战。实施过程可分阶段推进，保障探索过程更为稳健有序，有利于积累经验、培养人才、控制风险，最终实现档案工作向“智慧化”迈进。
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博采众长
充分吸收国内外的先进经验，打破学科和行业壁垒，强化与图书馆、博物馆、文史馆等单位的横向交流，筛选出经实践检验的成功案例加以借鉴，降低单个机构的试错成本。关注国际档案界的最新动态，对于优秀经验秉持开放心态，积极推动“走出去”“请进来”，前往有实践经验的地区进行学习考察，将外部优质资源与先进理念引入工作体系，共同推进人工智能技术在档案领域的应用和发展。
推进人工智能在档案领域应用的举措
“十五五”期间，市档案馆将高度关注人工智能技术的发展方向，积极整合科研机构、高等院校、企业的技术优势和资源，深化人工智能技术与档案工作融合，赋能档案业务提质增效，切实推动人工智能技术在档案工作全流程各环节的应用，进一步为上海档案事业高质量发展和现代化建设贡献力量。
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加强档案数据治理，夯实人工智能应用根基
档案数据的数量和质量是发挥人工智能技术优势的基础。坚持“传统载体档案数字化、档案数字资源数据化”发展方向，通过去重、纠错等操作实现数据清洗，探索提升档案数据治理的方法和路径。建设“两类”档案、革命历史档案资料等一批包含文字、音频、视频、图像等多模态数据的高质量档案数据集，深入挖掘档案数据价值。加强各类档案数据的精细化治理，以档案著录为基础深化数据标注，提高数据可解释性、可用性，为建设档案语料库提供支撑。坚持科研项目研究与实践探索应用相结合，出台结合上海档案工作实际的档案法律法规标准、建设档案保护技术等档案知识库，为更好地开发档案资源、开展资政与社会服务提供技术保障。
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加强典型应用场景示范带动，勇当新技术应用尖兵
针对馆藏档案数量多、开放审核压力大等情况，研发“智能开放审核模型”，深度学习历年形成的划控规则，生成控制标识、参考鉴定意见、辅助鉴定依据、分析验证等初步结果，节省人力和时间。围绕馆藏开放档案资源，运用多模态技术建设档案资源知识库和多智能体、多模态档案利用服务系统等，深化“跟着档案观上海”数字人文平台建设，为市民、档案研究人员以及档案编研、策展人员提供智能检索、知识问答、智慧编研等智慧化档案利用服务。通过智能感知、数据分析和自动化控制技术，构建起“人防、物防、技防”三位一体的档案馆综合防护体系，有效保障档案实体和档案数字资源的安全，提升档案安全防护智能化、精准化和自动化水平，实现“一屏观全馆”“一屏管全馆”。
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加强重点档案信息化项目推进实施，助力档案工作数智化转型
积极融入上海国际数字之都建设，紧跟全市“一网通办”等统建平台发展趋势，强化档案数智化需要的环境、网络、硬件、安防、运维等基础保障，着力构建集约化、智能化的档案云平台，通过语义分析、知识库等技术创新，实现电子档案全生命周期治理与智慧化应用，满足市级立档单位档案数据安全存储、管理、移交及备份需求，打通电子文件归档“最后一公里”，探索实践档案数字资源共享，推动档案信息化与城市数字化转型深度融合。
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加强标准规则制定，筑牢新技术应用的安全底线
探索人工智能在档案领域应用过程中所涉及的档案数据共享开放、档案数据管理、档案数据治理等机制和规则建立，防止档案数据泄露、篡改、破坏，确保档案数据有效保护和合法利用。制定人工智能安全防护应用指南，加强人工智能算法审核，构建系统科学的档案安全技术和管理体系，为档案载体安全、信息安全、库房安全、通信安全和存储安全等加固安全墙。总结提炼档案智能开放审核、智能开发利用、档案智能安全管理等典型应用场景，形成可复制可推广的标准规范，促进人工智能与档案工作深度融合应用。
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